オワコン

終わりなきコンテンツ 尾鷲より愛をこめて

カテゴリー

パソコンの事務作業効率を上げるには「デュアルモニター化」が最強!

まだ事務作業で消耗してるの?

f:id:kyoheing-on-japan69:20170331161212j:plain

こんにちは、すずきです。

 

あなたは仕事で事務作業をしている時、「もっとスピーディに処理できたらいいのに…」と思うことはありませんか?

例えば、ネットで資料を見ながらExcelに入力作業をする時とか。

何回も何回もエクスプローラーとエクセルの画面を交互に開いて、あくせくしながらデータ入力していくのは大変ですよね。

エクセル入力中に「あれ、この情報正しかったっけ?」と思ってエクスプローラーの画面に戻ることもザラにありますし、すごく手間がかかります。

 

そんな状況を無くしてくれるのが「デュアルモニター」の存在。

その名の通り「パソコンの画面を2つにする」というものですが、これで大きく作業効率が変わるんです。

今回はその効果と実際の導入方法について共有します。

仕事の作業効率をアップしたいあなたは、知っておいて損はないですよ!

 

【もくじ】

 

デュアルモニターってどんなん?

まずは、デュアルモニターと言ってもあまりイメージが湧かない方のために、簡単に説明をしましょう。

イメージ写真を用意しました▼

f:id:kyoheing-on-japan69:20170331140222j:plain

ちょっと見えづらいですが、左側のノートパソコンがメイン画面で、右側の大きなモニターがサブ画面という感じです。

この2つのモニターは繋がっていて、左側のノートパソコンの位置にあるマウスカーソルを右へ持っていくと、右側のモニターの方までカーソルを動かすことが可能です。

これにより、例えば右側で参考サイトの画面を開き、左側でエクセルを入力するということが可能になるのです。

つまり、今まで1モニターで何回もウィンドウを切り替えなければいけなかった手間が、デュアルモニター化で削減できるというわけです。

これ、地味にとっても強いんですよ…!

 

実際の使用例

さて、デュアルモニターですが、サイト閲覧+エクセル入力という上記に挙げた例以外にも、様々な場面で活躍してくれます。

実際に僕が仕事で活用していた事例の一部を紹介します。

 

チャット+作業ツール

僕の前職はWeb広告代理店でした。

主な仕事はネット広告の運用なのですが、それには広告を配信・管理する専用のツールを常に操作している必要がありました。

そのツールの中で「どのように広告を出稿するか」を細かに設定することで、広告効果を最大化するのがルーチンワークです。この作業を「広告運用」と言います。

 

そして、この広告運用に当たっては「なぜ広告を出すか、どのように広告を出すか」という問題提起から、広告の出し方を調整していく必要があります。

なので必然的にツールの運営会社やクライアントとコミュニケーションを取って、「最適な広告出稿とは何か?」を日々考えていかなければなりません。

 

そのため、片方の画面でチャットを開き、リアルタイムで文字による打ち合わせを実施。

もう片方の画面では、チャットで打ち合わせた内容を即座に反映できるよう、ツールの広告管理画面を開いておく。

こうすることで作業漏れも無くなるし、PDCAも正確かつ高速化することができるのです。

(というか、広告業界はあらゆるスピードが速いので、これすら出来ない人は話になりませんが)

 

パワポ、ワード等+参考資料

エクセルと同様に、パワーポイントやワードで資料を作る際もデュアルモニターは大きなパワーを発揮します。

片方のモニターで、ブラウザ等で参考資料を開いておき、もう片方のモニターではガシガシと資料を作成するのです。

 

例えばワードでレポートを作成する時なんかは、引用コピペが便利になったり、即座にネット検索で新しい情報の収集も可能です。

また、パワポではもっと重宝して、参考画像の貼り付けスピードが速くなるのは大いに助かるし、参考資料からキーとなる情報のみを抽出することも楽になります。

1つのモニターでウィンドウ切り替えを頻繁に行うと、そのつど気が取られて思考がまとまらなくなってしまいます。

対して、デュアルモニターならば切り替えの必要がなく、安定して資料を確認できるため、資料の内容をしっかり吟味することもできます。

作業スピードの向上のみならず、情報源を正確に読み解く力も付くのがデュアルモニターの良いところです。

ちなみに、ブログ執筆の際も大いに助かります…!

 

サイトのブラウザ表示+ソースコード

Webサイトやブログを作成する時、普段はCMSというHP作成・編集ツールでデザイン等をいじるのですが、細かなデザインを編集する時には、内部のプログラム(ソースコード)を直接書き換える必要が出てきます。

 

ソースコードを書き換えることで、サイトの該当箇所のデザイン等が変化するのですが、文字だけがひたすら並ぶプログラミング画面だけを見てても、実際のWebサイトがどのように表示されているかはなかなか分かりません。

そこで役立つのがデュアルモニター。「ソースコードを編集⇒プレビュー⇒実際の画面を見ながらコードをさらに修正」という作業が非常にしやすくなります。

ソースコード編集の際は、いちいちプレビュー画面にウィンドウを切り替えていたら、文字ばっかりのソースコードのどの部分を参照していたのか分からなくなりますからね。

※ソースコードのイメージはこんなんです。マジでプログラミング言語▼

f:id:kyoheing-on-japan69:20170331150236j:plain

こういう細かくて逐一確認が必要な入力作業には、デュアルモニターは非常に便利です。

契約書などのリーガルチェックにも有効です。

デュアルモニターの導入方法

以上である程度デュアルモニターのメリットが分かったかと思います。

「参考資料を見ながら行う作業」「プレビューを確認しながら行う作業」「ドラッグ&ドロップが頻繁な作業」といったことに、デュアルモニター化は大きな意義を発揮します。

 

では、以下で実際にデュアルモニターを導入するまでの流れを説明します。

 

1、モニター+接続ケーブルの購入

まずは何よりモニターを確保しなくては始まりません。

今あなたや会社がメインで使っているパソコンのモニターに近いサイズの新しいモニターを探してみましょう。

あなたがデスクトップPCを使っているなら、現在使っているモニターと同じものを使用するのが一番無難ではありますが。

 

なお、Amazonで一番人気のモニターはコレらしいです▼(17/3/31時点)。安いし、安定の老舗ブランド。

なお、ノートPCの場合は、一般的な15.6インチサイズが望ましいです(僕のPCは一回り小さいやつですが)。

僕の場合はモニター代をケチって、旧型の角ばったやつを買いました。笑

画面サイズも解像度も違うので結構クセはありますが、まぁ使えんことはない。

 

また、モニターとパソコンを繋ぐ接続ケーブルの購入も必要です(モニターに付属する場合もありますが)。

"HDMI" "DVI" "D-Sub"と呼ばれる規格のものが必要なケーブルで、モニターの詳細説明に必要なケーブル端子の記載があるので確認しておきましょう。

同時に、接続予定のPCも、モニターと同じ接続端子が使えるかどうかを確認する必要があります。

必要なケーブルがあれば、モニターと合わせて購入しちゃいましょう。

余談ですが…HDMIケーブルがあれば、液晶テレビとパソコンを繋ぐことができ、パソコンの画面をテレビに映し出すことも可能です。

大画面でライブ映像とかの動画を流して楽しむことができるのでオススメですよ。

 

2、モニターを接続して設定する

モニターと接続ケーブルが手元に届いたら、開封してPCと接続し、モニターの電源をオンにします。

するとWindowsの場合、「テテン♪」と効果音が鳴って、モニターデバイスが接続されたアナウンスが入ると思います。

その後、Fn+F8キーを押すとモニター設定用のオプションが表示されるのですが、「拡張」を選べば完了です。

 

これで左のメイン画面と右のサブ画面が同時に、横長に使えるようになりました。

左右で別々のウィンドウを開いたり、ドラッグ&ドロップができたりと、デュアルモニターならではの利便性を楽しめるようになります。

全然難しい設定は必要ないというのがお分かり頂けるかと思います。

 

デュアルモニターの注意点

デュアルモニターによる作業効率や正確さのアップは、仕事においてとても重宝するものです。

ただ、必ずしもメリットだけではない、ということは頭に入れておく必要があります。

どれも些細な話ではありますが、念のため。

 

モニターを置くスペースが必要

当然ですが、モニターが一台増えるわけなので、そのぶん机のスペースは必要になります。

小さい机を使っていたり、書類で埋もれてしまっている人は、何かしらの改善をしないとデュアルモニター化はできませんね。

 

コンセント端子が必要

モニター単体でも、コンセントから電源を供給して使用しなければならない場合がほとんどです。

そのため、余りのコンセント端子が必要であることも留意しておく必要があります。

もし現在のPC近くに余っているコンセントがない場合は、うまく他の機器のプラグを外したりして調整しなければなりません。

また、電気代も当然ながら増えます。まぁ、一時間あたり1円も行きませんけど。笑

 

PCの負担が微増する

デュアルモニター化すると、単純に使えるモニターの画面が広くなるので、そのぶんPCが扱うデータ量も多くなります。

そのため、シングルモニターよりもCPUやメモリ、グラフィックボードに対しての負荷は掛かってきます。

とはいえ、デュアルモニターにしただけでは大きな影響はないので安心してください。

極端にスペックの低い古いPCでなければ、特に問題にはならないと思います。

 

ただし、デュアルモニターにした場合に、ついつい「右側で動画、左側で音声編集」など、PCへの負荷が大きい作業を同時に行ってしまう場合は注意!

負荷が大きい処理を同時にこなしたら、そりゃあPCも重く不安定になりますからね。

デュアルモニターは便利なぶん、ついついPCの負荷を考えずにプログラムを起動してしまいがちなので注意が必要です。

 

デュアルモニターは事務処理に必須!

以上、デュアルモニター歴2年の僕からのオススメでした。

僕みたいに激安の中古モニターを購入すれば数千円で環境が構築できるので、仕事の作業効率をアップしたいあなたはぜひ試してみてください。

 

マジでエクセル資料を入力する時とか、会計処理をする時とかに役立つんですよ…!

ミスしないようにしっかり証拠資料を確認しながら入力しなきゃいけない機会って結構多いと思うので、そういう時にはデュアルモニターは無類の強さを発揮します。

他にも、打ち合わせ資料や企画書など、仕事の骨子や大枠が分かる資料を見ながら営業資料などを作成すると、方向性がブレなくて済むようにもなります。

前職でデュアルモニターの環境に移行してから、もう僕は離れられません。笑

 

世の中にはトレーダーやゲーマーを中心として、3台以上のマルチディスプレイ環境を構築している人も多くいるとか。

モニターが多い分だけ、パソコン作業は同時に処理しやすくなるので良いと思います。

ぜひ、試してみてください。

 

 

じゃあの。

 

 

●デスクトップPC用の人気商品はコレ!

●ノートPC用の人気商品はコレ!

 

 

【次はこの記事がオススメ】

仕事中だろうと、眠い時は寝た方が良いと思うんだが、どうかね

折りたたみキーボードならコレがオススメ!「iClever IC-BK05」をレビューするお

オススメ格安SIM「イオンSIM」の他社比較と申込方法のまとめ